Stap 3: plannen maken

Concretiseren van plannen

Het doel van deze stap is concrete plannen maken welke u met de VvE kunt bespreken. Uiteindelijk maakt u met de VvE een keuze voor de gewenste voorkeursmaatregelen of een gewenst voorkeursscenario. Ook maakt u een keuze voor eventueel aanvullende financiering of gebruik van subsidies. In deze stap:

• Krijgt u inzicht in de verschillende opties specifiek voor de VvE

• Maakt u met de VvE een keuze voor de gewenste maatregelen en eventueel financiering

• Krijgt u inzicht in nodige besluitvorming en draagvlak voor stap 4: aanvragen

Als de plannen en financiering zijn goedgekeurd met een principeakkoord, kunt u met de VvE door naar stap 4: aanvragen. U kunt gebruik maken van de controlelijst om te bepalen of u door kunt naar stap 4.

Controlelijst bij stap 3: Plannen maken

In stap 3 maakt u plannen voor uw VvE. Deze plannen maakt u aan de hand van de opties die er voor uw Vve zijn rondom energiebesparende maatregelen, financiering en vergunningen. De plannen moeten door de VvE worden goedgekeurd, zodat u in stap 4 de aanvragen voor offertes, financiering en vergunningen kunt doen. Ga na of u per onderdeel antwoord heeft op de volgende vragen:

Voorstel maken voor de VvE

• Wat zijn de resultaten van het energieadvies of haalbaarheidsonderzoek?

• Hoe passen de energiebesparende maatregelen in het meerjarenonderhoudsplan?

  • Welke maatregelen willen we wanneer uitvoeren? Wat zijn slimme momenten?

  • Zijn er kosten die we kunnen besparen door slim te combineren?

• Hebben we de financieringsopties in kaart en in een financieel plan gezet (zie 'financieel plan')?

• Hebben we een voorstel voor de VvE om te bespreken inclusief financieel plan?

• Hebben we een extra informatieavond ingeroosterd om bewoners te informeren of bespreken we het plan/voorstel bij de eerstvolgende ALV?

• Wat is de tijdslijn voor aanvragen, goedkeuring krijgen en uitvoeren van maatregelen en financiering?

Financieel plan

• Welke financieringsopties passen het beste bij de VvE? Bijvoorbeeld extra sparen, een lening afsluiten, of gebruik van de VvE reserves.

• Indien er een adviesgesprek is geweest over de financiering: wat zijn de uitkomsten?

• Hebben we alle kosten goed in beeld, zoals kosten voor advies en vergunningsaanvraag?

• Hebben we inzicht in alle voorwaarden en nodige documenten? En voldoen we daaraan?

• Wat is de huidige situatie en de nieuwe situatie? Wat zijn de kosten, de baten en de verschillen?

Vergunning

• Hebben we een check gedaan bij omgevingsloket?

• Krijgen we korting op leges?

• Is voor onze plannen een vooroverleg nodig met het omgevingsloket?

Besluitvorming

• Hebben we een (extra) informatieavond ingeroosterd om de plannen toe te lichten met een voorstel?

• Hebben we een (extra) ALV ingeroosterd om een principebesluit (met mandaat) te nemen?

• Willen we procesbegeleiding inschakelen en zo ja, hebben we dit geregeld?

• Weten we wat de regels rond stemmen binnen onze VvE zijn en is iedereen daarvan op de hoogte?

  • Weten we het quorum voor de vergadering?

  • Weten we de benodigde meerderheid?

  • Weet iedereen wat een mandaat is?

  • Extra aandachtspunt: hebben verhuurders en woningcorporaties toestemming van hun huurders?

Tips en aandachtspunten

Zorg dat u een mandaat (of eventueel een plan B) vast klaar heeft om ook met de VvE te bespreken, zodat het proces geen vertraging oploopt bij onvoorziene omstandigheden in stap 4. Denk hierbij aan een afwijking op het goedgekeurde bedrag voor de maatregelen, bijvoorbeeld 10% boven de ingeschatte kosten. Of denk vast aan een alternatief voor financiering, bijvoorbeeld dat u als voorkeur (deels) met een lening financiert, maar mocht deze lening worden afgewezen, dat u al heeft besloten met elkaar een spaarpot van de VvE te gebruiken.

Zorg ook dat u goed de tijdslijn in de gaten heeft. Bijvoorbeeld wat moet wanneer worden aangevraagd, en hoe lang kunnen de reacties duren?