Verantwoordelijkheden van de VvE

Het pand in goede staat

De VvE heeft als verantwoordelijkheid om onderhoud aan het pand uit te voeren om zo het pand in goede staat te houden. Hierbij kan worden gedacht aan het onderhouden en schilderen van de kozijnen, het vernieuwen van de dakbedekking, en het verzorgen van onderhoud in de gezamenlijke ruimtes. 

Gemeenschappelijk bezit

De VvE heeft een verantwoordelijkheid voor bepaalde onderdelen van het gebouw. Dat is gemeenschappelijk bezit. Ook voor vernieuwingen of verbeteringen aan dit gemeenschappelijke bezit is de VvE in principe verantwoordelijk. Het daarbij denken aan  het uitvoeren van energiebesparende maatregelen, zoals isolatie is een voorbeeld van zo’n verbetering. Hierbij wordt namelijk iets toegevoegd aan een gezamenlijk onderdeel van de VvE. 

Wat precies onder het gemeenschappelijk bezit van de VvE valt, verschilt per VvE en staat gespecificeerd in de splitsingsakte en splitsingsreglement. 

Onderhoud

Vaak staat het noodzakelijke onderhoud voor het gezamenlijke bezit van de VvE in een meerjarig onderhoudsplan (MJOP). Het MJOP bevat een meerjarenplanning waar het noodzakelijke onderhoud in uitgestippeld staat en de bijbehorende kosten. De VvE weet zo welk onderhoud wanneer uitgevoerd moet worden, en hoeveel er gespaard moet worden om dat onderhoud te kunnen uitvoeren. Dat sparen gebeurt via de maandelijkse servicekosten die elk lid van de VvE betaalt. 

Verplichte onderhoudsreserve

Elke VvE moet sinds 2018 verplicht een reserve opbouwen om aan onderhoud van de VvE te kunnen voldoen. Zo komt de VvE niet voor onverwachte kosten te staan die niet betaald kunnen worden. Hiermee wordt voorkomen dat noodzakelijk onderhoud niet kan worden uitgevoerd en het pand in verval komt. Niet elke VvE, met name kleine VvE’s, hebben dit. De VvE is dan waarschijnlijk ‘slapend’. 

Tip: laat een (duurzaam) MJOP opstellen

Als er geen geld gespaard wordt voor toekomstig groot onderhoud, krijgt de VvE onverwachts een fikse rekening op hun bord. Dit kan gemakkelijk voor financiële problemen zorgen. Het is slim om een meerjarenonderhoudsplan (MJOP) op te laten stellen en zo een financiële reserve op te bouwen voor de momenten dat het nodig is. Om de benodigde investeringen in onderhoud en reparaties in kaart te brengen werken veel VvE’s met een MJOP. Het MJOP dient als kapstok voor een gezamenlijk spaarpotje vanuit waar het grote onderhoud wordt bekostigd. Zo kan er over de jaren door de VvE gespaard worden voor grote uitgaven. De hoogte van de bijdrage hieraan wordt bepaald aan de hand van het MJOP en is over het algemeen een onderwerp van de jaarlijkse vergadering van de VvE.

Een meerjarenonderhoudsplan (MJOP) is een planning over een bepaald aantal jaren voor onderhoud en het in stand houden van de gedeelde bouwkundige constructies en (technische) installaties van de VvE. In een MJOP staat wanneer onderhoud of werkzaamheden nodig is en wat de kosten daarvoor zijn.

Om deze investeringen te kunnen betalen spaart de VvE een zogenaamde ‘reserve’. De servicekosten of maandelijkse bijdrage die leden van de VvE betalen zijn vaak op een MJOP gebaseerd. Het opstellen van een MJOP vindt plaats op basis van een bouwkundige inspectie en is specialistisch werk.

'Slaapt' uw VvE?

Een ‘slapende’ VvE heeft geen jaarlijkse vergadering, geen bestuur, en geen reserve voor onderhoud. Dit kan tot gevolgen hebben dat noodzakelijk onderhoud aan het pand niet wordt uitgevoerd. Hierdoor verslechterd de staat van het pand. Dit heeft tot gevolg dat de woningwaarde van de verschillende appartementen kan dalen. Daarnaast kunt u als bewoner opeens voor onvoorziene kosten komen te staan die niet te betalen zijn. Het is daarom in het belang van alle leden om een actieve VvE te hebben. Het hebben van een actieve VvE is de eigen verantwoordelijkheid van de leden. 

Wat te doen bij een ‘slapende’ VvE?

Als uw VvE ‘slaapt’, is het mogelijk deze te activeren. Er zijn een aantal zaken waar u aan moet voldoen om een VvE te activeren. De VvE moet allereerst worden ingeschreven bij de kamer van koophandel, als dat nog niet het geval is. Vervolgens kan de VvE de volgende dingen doen:

• Splitsingsakte: vraag de splitsingsakte op (dit kan via de notaris), controleer de splitsingsakte en pas indien aan waar nodig

• Open een bankrekening op naam van de VvE

• Sluit de nodige verzekeringen af. Voor een VvE zijn een opstalverzekering en WA-verzekering verplicht. 

• Zorg voor een financiële administratie

• Zorg voor een ledenadministratie

• Laat een (duurzaam) MJOP opstellen 

• Stel de maandelijkse VvE servicekosten vast

Het is ook mogelijk om het beheer aan een VvE beheerder uit te besteden. Een VvE beheerder neemt bepaalde taken van het bestuur van de VvE over. 

VvE beheerder

Grote VvE's hebben vaak een VvE beheerder om aan de verantwoordelijkheden te kunnen voldoen. Een VvE beheerder neemt taken over die normaal door het bestuur van een VvE uitgevoerd worden. Welke taken dat zijn, wordt door de VvE besloten. Vaak is dit het regelen van administratie, het regelen van financiën, servicekosten incasseren en beheren, bijhouden van verzekeringen, en het regelen van het onderhoud. De VvE kan op zoek naar een beheerder die past bij de wensen van de VvE en welke taken de VvE wil laten uitvoeren. 

Er zijn certificeringen voor VvE beheerders welke aangeven of de interne processen bij een VvE beheerder worden gewaarborgd. Dit is geen garantie dat de VvE beheerder past bij de wensen van de VvE. Het is goed om wensen vooraf duidelijk te bespreken indien de VvE een beheerder wilt aanstellen. 

Op zoek naar een (nieuwe) VvE beheerder? Er is een database van VvE beheerders via Nederlandvve.nl te vinden.