Tips voor besluitvorming

Om de besluitvorming af te ronden is het belangrijk dat de VvE een principeakkoord voor de volgende zaken heeft:

Uitvoeren van de maatregelen
Wat het gaat kosten
Hoe jullie het gaan betalen
Aanvragen van offertes
Definitief aanvragen van vergunningen

U besluit of u het eens bent tijdens een Algemene Leden Vergadering (ALV).

Plan een extra vergadering of informatieavond en bespreek het voorstel met de VvE

Informeer de leden en bewoners van de VvE, ook huurders, ruim op tijd over het plan en de kosten. Stuur het plan op aan de leden en bewoners en bespreek dit tijdens een extra vergadering of informatieavond. Bij deze extra vergadering of informatieavond gaat u nog niet stemmen en is vooral informatief bedoelt, met ruimte om vragen te stellen.

Vraag de leden en bewoners om vooraf hun vragen op te sturen. Zo bereidt u de extra vergadering of informatieavond goed voor. Kijk of het voorstel goed inspeelt op de wensen van de VvE. Bekijk of eerder uitgesproken zorgen worden weggenomen. Bespreek ook met de VvE wat er gebeurt als de uiteindelijke kosten hoger zijn dan eerst ingeschat. Dit weten jullie na het aanvragen van (definitieve) offertes. Het is slim afspraken te maken over hoeveel de kosten verschillend mogen zijn van de vooraf bedachte kosten. Zo hoeft u niet opnieuw een beslissing te nemen over de nieuwe kosten. U kunt meerdere extra vergaderingen of informatieavonden inplannen, afhankelijk van de behoeftes van de bewoners binnen de VvE, en hoe snel de informatieverstrekking gaat.

Stem tijdens de ALV voor maatregelen of scenario’s

Als de extra vergadering of informatieavond geweest is, kunt u met de VvE stemmen tijdens een ALV over de plannen. Bekijk van tevoren goed hoeveel stemrechten bij de ALV moeten zijn. Bekijk ook hoeveel de meerderheid van stemmen is u nodig heeft om een besluit te nemen over de plannen. Lees meer over de regels van besluitvorming bij VvE’s.

Vanaf halverwege 2026 is een meerderheid van 50% +1 stem voldoende om besluiten te nemen over verduurzamingsmaatregelen. Daarnaast hoeft er dan geen minimumaantal leden aanwezig te zijn om een besluit te kunnen nemen.

Tips voor grote VvE’s en VvE’s met gemengd bezit

Bij grote VvE’s en VvE’s met gemengd bezit is het goed mogelijk dat meerdere vergadermomenten nodig zijn. Het kan veel tijd en werk besparen als u een VvE beheerder of procesbegeleider vraagt te helpen.. Bij VvE’s met huurders vragen verhuurders en woningcorporaties toestemming aan huurders. Minimaal 70% van de huurders moet akkoord zijn met de plannen. Verhuurders kunnen tijdens een extra vergadering voor hun huurders toestemming vragen. De verhuurders stemmen dan tijdens de ALV van de VvE over de plannen. Huurders hoeven daarbij niet aanwezig te zijn.

Geen akkoord gekregen binnen de VvE?

Probeer goed na te gaan waar de grootste bezwaren liggen voor de plannen. Vraag vervolgens advies en noem deze bezwaren. Vraag bijvoorbeeld advies aan de energie adviseur die u eerder hielp of het bedrijf die de haalbaarheidsstudie deed. Of vraag een procesbegeleider om hulp. Tijdens een nieuwe vergadering en/of ALV stemt de VvE voor het nieuwe plan.

Akkoord binnen de VvE?

Dan kunt u door door naar het aanvragen van offertes voor de maatregelen.

Om door te gaan met de uitvoering van de maatregelen heeft u definitieve offertes, financiering en soms een vergunning nodig. Als u met de VvE een principeakkoord voor het aanvragen van de offertes, financiering en vergunningen heeft bereikt, kunt u de aanvragen doen. Na de aanvraag kan het zo zijn dat de plannen van de VvE aangepast moeten worden, bijvoorbeeld als de vergunning wordt afgewezen. De aangepaste plannen en kosten hebben opnieuw een akkoord van de VvE nodig bij een Algemene Leden Vergadering (ALV). U kunt hier met de VvE een procesbegeleider voor inschakelen. U leest hier voorbeelden waarbij plannen worden aangepast en een nieuw akkoord van de VvE nodig is.

Als de kosten hoger uitvallen dan eerst gedacht

De kosten in de definitieve offertes zijn soms hoger dan de kosten van de eerste offerte. De VvE moet akkoord gaan met de hogere kosten tijdens een ALV. Als u met de VvE eerder heeft afgesproken dat de kosten een bepaalde hoeveelheid mogen afwijken, hoeft u daar niet opnieuw over te beslissen.

Als u geen subsidie of lening kunt aanvragen

Soms krijgt de VvE geen subsidie of lening, omdat u bijvoorbeeld met de VvE niet aan de voorwaarden voldoet of de aanvraagtermijn is verstreken. De VvE moet dan opnieuw beslissen over de plannen, uitvoering en kosten. Sommige VvE’s verhogen bijvoorbeeld de maandelijkse VvE bijdrage om de maatregelen toch te betalen. U kunt ook het plan zo aanpassen dat u wel aan de voorwaarden voldoet.

Als de vergunningsaanvraag is afgewezen

Soms krijgt de VvE geen vergunning terwijl dit wel nodig is. In dat geval moet u de plannen aanpassen en opnieuw een vergunning aanvragen. Een nieuwe vergunningaanvraag kost opnieuw geld. De VvE beslist vervolgens opnieuw over de nieuwe plannen en kosten.

Uitvoering

Heeft u aanpassingen gedaan en heeft u met de VvE een nieuw definitief akkoord? Dan kunt u door naar de uitvoering.