Besluitvorming met de VvE

Interne besluitvorming belangrijk

Het verduurzamen en daarbij uitvoeren van energiebesparende maatregelen moet samen met de VvE worden besloten. Binnen de meeste VvE's geldt voor de meeste maatregelen dat een meerderheid akkoord moet gaan met het voorstel en daadwerkelijke uitvoering van de maatregelen. De interne besluitvorming speelt dus een belangrijke rol bij het verduurzamen van de VvE. Om tot een gezamenlijk besluit te komen, is voldoende draagvlak onder de VvE leden noodzakelijk.

Bij het verduurzamen van met de VvE zijn vaak meerdere partijen die betrokken moeten worden. Omdat het pand gezamenlijk bezit is, is er voor het laten uitvoeren van duurzame maatregelen interne besluitvorming en toestemming nodig van die partijen. Belangrijk hierbij is draagvlak. Iedere partij heeft zijn eigen belangen, plannen en financiële situatie waar rekening mee gehouden moet worden. 

Soorten partijen binnen een VvE

Binnen een VvE kunnen verschillende leden of bewoners uiteenlopende belangen hebben. Het is belangrijk om hiermee rekening te houden. Verschillende leden of bewoners kunnen zijn:

• Eigenaar-bewoners

• Eigenaar-verhuurder (particulier)

• Woningcorporaties

• Huurders 

Kleine VvE’s bestaan vaak voornamelijk uit eigenaar-bewoners of eigenaar-bewoners met eigenaar-verhuurders en huurders. Grote VvE’s hebben vaak met alle soorten partijen te maken. Woningcorporaties kunnen daarbij een minderheid of meerderheid van de appartementsrechten hebben. 

Eigenaar-verhuurder en huurder

Bij het uitvoeren van verbeteringen moet een verhuurder toestemming hebben van de huurder. Dit kan namelijk van invloed zijn op de huurprijs. Als een huurder mee wil doen met de verbeteringen, moet de huurder toestemming hebben van de verhuurder. Dit geldt niet bij noodzakelijk onderhoud. U leest hier meer over op de pagina voor huurwoningen.

Woningcorporatie en huurders

Bij het uitvoeren van verbeteringen bij een VvE met gemengd bezit heeft de woningcorporatie toestemming nodig van een meerderheid van de huurders namelijk minimaal 70%. Als er alleen noodzakelijk onderhoud wordt gepleegd, heeft de woningcorporatie geen toestemming van de huurders nodig en moet de huurder meewerken met het toepassen van het onderhoud. 

Besluitvorming

Bij het uitvoeren van verbeteringen zoals duurzame maatregelen moet op meerdere momenten door de VvE een besluit genomen worden tijdens een ALV (Algemene Leden Vergadering). Hierbij geldt niet het aantal aanwezigen, maar het aantal appartementsrechten. Er kunnen meerdere personen in een appartement wonen, dat heeft geen invloed op het aantal stemmen wat dat appartement mag inbrengen tijdens een ALV. Wat de appartementsrechten en stemrechten zijn, staat in de splitsingsakte. 

Bij gemengd bezit kan een woningcorporatie een meerderheid of een minderheid van de stemmen hebben. Een woningcorporatie mag niet zomaar besluiten doorvoeren. Als de woningcorporatie toestemming heeft van minimaal 70% van de huurders kan de woningcorporatie dat tijdens de ALV inbrengen en stemmen. Huurders hoeven in principe niet bij de ALV aanwezig te zijn. De woningcorporatie is degene met de appartementsrechten en dus de stemrechten.

Splitsingsreglement en splitsingsakte

De splitsingsakte en het splitsingsreglement zijn belangrijk bij het nemen van besluiten met een VvE. In de splitsingsakte staat onder andere:

• Naam van de notaris

• De omschrijving van de appartementsrechten

• Splitsingsreglement

Het splitsingsreglement is onderdeel van de splitsingsakte. Dit is vaak een modelreglement waarnaar wordt verwezen in de akte. Er kunnen afwijkingen op het modelreglement gemaakt zijn. Afwijkingen staan in de splitsingsakte aangegeven. Door afwijkingen op het modelreglement kan een VvE dus eigen specifieke regels hebben. Het is daarom belangrijk om in het geval van een modelreglement deze en de splitsingsakte naast elkaar te lezen. 

Belangrijke zaken die in het splitsingsreglement staan zijn onder andere:

• Oprichting van de VvE

• Statuten: naam van de VvE, functie van de VvE, regels rondom vergaderingen.

• Breukdeel: het aandeel dat iedere appartementseigenaar verplicht is te betalen aan gemeenschappelijke kosten en schulden. 

• Regels over financiën: onder andere de jaarlijkse begroting en jaarrekening. De begroting geeft aan hoeveel de leden van de VvE per maand aan servicekosten moeten betalen aan de hand van breukdelen. De jaarrekening laat zien of de betaalde servicekosten voldoende zijn. Het bestuur stelt beide documenten op en ze worden vastgesteld in een ALV. In het geval van een VvE beheerder maakt de beheerder de begroting en jaarrekening. Het kan zijn dat bijvoorbeeld bij het besluit om het pand te verduurzamen, de servicekosten verhoogd worden. 

• Gemeenschappelijke delen en regels voor gebruik, beheer en onderhoud daarvan: onderdelen waar alle VvE leden gemeenschappelijk eigenaar van zijn en gezamenlijk moeten onderhouden. Dit is belangrijk voor het achterhalen of bijvoorbeeld het isoleren van kozijnen en glas onder de verantwoordelijkheid van de VvE valt. 

• Verzekeringen: verplichte verzekeringen die een VvE moet hebben zijn een opstalverzekering en een WA verzekering. Daarnaast kan een VvE nog aanvullende verzekeringen afsluiten, zoals rechtsbijstand. De keuze voor een aanvullende verzekering wordt besloten in een ALV.

Welk aandeel stemmen is nodig? 

Het is afhankelijk van het type verbetering welk aandeel van de leden hiermee akkoord moet gaan. 

• Bij regulier onderhoud aan het pand is een volstrekte meerderheid nodig (de helft + 1 van de appartementsrechten). 

• Bij een verbetering of verandering moet dit een gekwalificeerde meerderheid zijn. Hoeveel dat is, staat in de splitsingsakte. Vaak is dat tweederde of drievierde van de appartementsrechten.

• Bij schriftelijke besluiten zoals via email moet 100% van de leden instemmen. Dit kan voor kleine VvE’s een optie zijn. 

Omdat energiebesparende maatregelen meestal onder renovatie vallen, is er een gekwalificeerde meerderheid nodig. Onder renovatie wordt verstaan: ‘gedeeltelijke vernieuwing door verandering of toevoeging, waarbij de aangebrachte verandering of toevoeging het woongenot objectief verhoogd’. Denk hierbij aan bijvoorbeeld het toepassen van muurisolatie wat zorgt voor een redelijke besparing op de energierekening en een hoger wooncomfort.  

Quorum

Bij een vergadering waar besluiten worden genomen over verbeteringen aan de VvE geldt bij sommige VvE’s ook een quorum. Dat is een minimaal aantal appartementsrechten wat bij de stemming aanwezig moet zijn om een rechtsgeldig besluit te kunnen nemen. Hoeveel het quorum is, staat in de splitsingsakte. Als er een quorum geldt, is het belangrijk ervoor te zorgen dat er een minimale opkomst is om een besluit te kunnen nemen. 

Als een lid van de VvE niet bij een ALV aanwezig kan zijn, is het toegestaan iemand te machtigen de vergadering namens dat lid bij te wonen en voor het lid de stem uit te brengen. 

Draagvlak

Om de energiebesparende maatregelen met de VvE uit te voeren, is het belangrijk om een goed stappenplan te volgen. Het is ook belangrijk om met de belangen van de verschillende leden rekening te houden en iedereen goed en op tijd te informeren. 

Wensen en belangen leden en bewoners

Verschillende leden betekent verschillende belangen, plannen, en financiële situaties. Niet iedereen heeft behoefte aan veranderingen, en niet iedereen heeft de financiële middelen. Het is belangrijk om voldoende tijd en aandacht te besteden aan de wensen van de leden en ook voorbereid te zijn op weerstand. 

Er zitten veel voordelen aan het verduurzamen van een VvE. Voor elk lid of bewoner kan er een interessante motivatie bijzitten. Dit speelt een belangrijk rol bij het verduurzamen van uw VvE van de grond te krijgen. Het is slim hier leden en bewoners goed over te informeren. Lees meer over de voordelen van een duurzame VvE. 

Draagvlak onder huurders

Huurders hoeven niet aanwezig te zijn bij de ALV waar uiteindelijk besluiten worden genomen. Toch is het belangrijk dat huurders vroeg in het proces ook betrokken worden bij het maken van plannen, omdat ze toestemming moeten geven aan hun verhuurder of woningcorporatie. Huurders kunnen bijvoorbeeld deelnemen aan informatieavonden die worden georganiseerd.  

Bij kleine VvE’s moeten huurders toestemming geven aan de eigenaar-verhuurder voor het uitvoeren van verbeteringen. De huurder en verhuurder moeten ook onderling afspraken maken over (bijvoorbeeld) de invloed van de verbeteringen op de huurprijs. Bij grote VvE’s met woningcorporaties moet minimaal 70% van huurders toestemming geven aan de woningcorporatie voor het uitvoeren van verbeteringen. 

Als huurders mee willen doen met energiebesparende maatregelen, moeten ze de eigenaar-verhuurder of de woningcorporatie toestemming vragen. Ook daarom is het belangrijk dat huurders vroeg in het proces worden betrokken. Zo kunnen ze de verhuurder goed informeren over bijvoorbeeld de voordelen. Tussen huurder en verhuurder moeten vaak nog aanvullende afspraken worden gemaakt, omdat het toepassen van verbeteringen aan een huurwoning ook van invloed kan zijn op de huurprijs. Lees meer over huurders [lin

Draagvlak bij woningcorporatie als eigenaar-verhuurder

Bij gemengd bezit in grote VvE’s zitten vaak woningcorporaties. Of een woningcorporatie nou een meerderheid of minderheid van de stemmen heeft, vaak hebben ze een groot aandeel van de stemmen en is een woningcorporatie nodig voor de benodigde gekwalificeerde meerderheid voor het uitvoeren van energiebesparende maatregelen. Daarbij is het belangrijk dat huurders bij woningcorporaties door de woningcorporatie goed op de hoogte worden gebracht en toestemming wordt gevraagd. 

Voor het betrekken van huurders kan de huurdersorganisatie of bewonerscommissie betrokken worden. Als die er niet is, kan het handig zijn om die op te zetten. Vervolgens kan de woningcorporatie door bijvoorbeeld eerst goede informatieverstrekking en vervolgens een goed gespecificeerd schriftelijk voorstel huurders op de hoogte stellen en toestemming vragen. 

Tips

Commissie opzetten

Om energiebesparende maatregelen binnen de VvE te kunnen plannen en uitvoeren kan het handig zijn hier een speciale commissie voor op te zetten met belangrijke leden en bewoners. 

Voor kleine VvE’s kan het voldoende zijn om een paar kartrekkers te hebben die het uitzoekwerk doen en de rest op de hoogte houden van de voortgang en de ALV’s voor de besluiten organiseren. Ook is het slim - indien aanwezig - een huurder of de eigenaar-verhuurder te betrekken. 

Bij grote VvE’s is het handig om van alle partijen iemand in de commissie te hebben of in ieder geval bij de belangrijke overleggen te betrekken. Dit zijn dus een of meer eigenaar-bewoners, eigenaar-verhuurders, een of meer huurders, al dan niet van een huurderscommissie, iemand van de woningcorporatie en indien de VvE een beheerder heeft, iemand van het VvE beheer.

Communicatie

Het is belangrijk om vanaf het begin goed te communiceren, de juiste personen te betrekken en iedereen voldoende op de hoogte te houden. Hieronder enkele tips. 

• Breng iedereen op de hoogte van het idee om met duurzame maatregelen aan de slag te gaan. 

• Speel in op de voordelen die voor leden en bewoners persoonlijk van belang zijn. 

• Organiseer gedurende het proces informatieavonden om iedereen op de hoogte te brengen. Stuur van tevoren relevante informatie toe en geef iedereen de mogelijkheid ook vooraf vragen op te sturen zodat hierop kan worden voorbereid

• Probeer niet te snel te gaan. Iedereen heeft een ander kennisniveau over het nemen van duurzame maatregelen en kan tijd nodig hebben om hier aan te wennen of zelf extra informatie in te winnen als geruststelling.

• Breng de VvE regelmatig op de hoogte van de voortgang. Dit kan via mail, een pamflet in de gemeenschappelijke ruimtes, of via de brievenbussen. 

• Vraag of het mogelijk is meer dan een keer per jaar een ALV in te lassen. De meeste VvE’s vergaderen maar een keer per jaar. Voor het nemen van besluiten van energiebesparende maatregelen zijn meerdere beslismomenten en kan een keer per jaar het proces heel lang maken.