Tips voor goede uitvoering

De uitvoering goed geregeld

U heeft in stap 4 een akkoord met de VvE bereikt voor het uitvoeren van de energiebesparende maatregelen. Nu kunt u akkoord geven aan de uitvoerende partijen waar u met de VvE offertes heeft aangevraagd. U leest hier meer over een aantal zaken waar u rekening mee kunt houden bij de uitvoering. 

De opdrachtverstrekking

Overleg met de VvE wie verantwoordelijk is voor de opdrachtverstrekking aan de uitvoerende partij(en). In veel gevallen is dit het VvE-bestuur. Heeft de VvE-beheerder het werk gedaan? Dan kan het VvE-bestuur de VvE-beheerder toestemming geven om de uitvoerende partijen groen licht te geven. Is er een speciale commissie opgezet? Dan kan de commissie de verantwoordelijkheid krijgen. Als u met de VvE een grote verbouwing laat uitvoeren, kunt u ook een bouwbegeleider inschakelen voor het leiden van de uitvoerende fase. 

Afspraken met de uitvoerende partij(en)

Besluit met de VvE wie de afspraken met de uitvoerende partij(en) maakt en onderhoudt. Dit kan bijvoorbeeld het bestuur zijn, een speciale commissie, of een VvE beheerder. Vaak spreekt u de uitvoerende partij(en) al bij bijvoorbeeld een technische schouw of woningopname. 

Belangrijke afspraken om te maken zijn:

• Werkafspraken, waaronder de oplevering en maatregelen om schade te voorkomen en stof of ander vuil te beperken

• Wat er gebeurt bij onvoorziene kosten

• Planning voor het uitvoeren van de werkzaamheden. Zo heeft u met de VvE inzicht in welke periode er mogelijk overlast is. 

• Tussentijdse evaluatiemomenten bij uitgebreide renovatie

• Opleverdocument en de nodige documentatie voor het aanvragen van subsidies of andere financiering

• Afspraken over de betaling: krijgt de uitvoerende partij alles in één keer betaald of een aanbetaling?

• Eindcontrole bij oplevering en het melden van eventuele gebreken die na oplevering worden vastgesteld binnen een bepaalde termijn

Controleren van de financiering

Heeft u met de VvE aanvullende financiering aangevraagd? Besluit wie de verstrekking van de financiering in de gaten houdt. Ook hier is dat in veel gevallen  het bestuur, een speciale commissie, of een VvE-beheerder. 

Updaten van het duurzaam meerjarenonderhoudsplan

Worden de maatregelen uitgevoerd binnen de kaders van een duurzaam meerjarenonderhoudsplan? Controleer dan of het nieuwe duurzaam meerjarenonderhoudsplan is geüpdatet door de adviseur of VvE beheerder en of ook de begroting up to date is. 

Op de hoogte houden van de VvE

Om voor de leden en bewoners van de VvE de uitvoering zo plezierig mogelijk te laten verlopen, is het verstandig om iedereen op de hoogte te stellen van de planning van de werkzaamheden. Het bestuur, een commissie of de VvE beheerder kan hier een rol pakken. Hou de leden en bewoners op de hoogte van de voortgang en eventuele wijzigingen. 

Als uit het financieel plan blijkt dat de servicekosten of maandelijkse VvE-bijdrage wordt verhoogd, laat de bewoners dan weten wanneer de verhoging ingaat. Stuur daar op tijd een herinnering over.