Financieel plan maken

In stap 2 heeft u met de VvE gekeken naar mogelijk interessante leningen of subsidies. Aan de hand van de gewenste maatregelen of scenario kijkt u met de VvE kijken welke financieringsmogelijkheden daar het beste bij passen. Hier maakt u een keuze uit met de VvE. U leest hier hoe u een financieel plan opstelt, bespreekt en tot een keuze komt met de VvE. 

Maak een financieel plan en bespreek dit met de VvE

Tijdens een extra vergadering, waarbij u met de VvE ook de mogelijke maatregelen en scenario’s bespreekt, bespreekt u met de VvE een plan voor financiering bespreken. 

In het plan kan bijvoorbeeld worden toegelicht:

• Of de VvE voldoende financiële reserves in kas heeft om op (korte termijn) de maatregelen te laten uitvoeren en wat de invloed op de reserves is.

• Of u met de VvE via een duurzame MJOP kunt sparen en welke invloed dat bijvoorbeeld heeft op de maandelijkse servicekosten. 

• Welke subsidies er zijn en waar de subsidies specifiek voor gebruikt wordt.

• Welke leningen beschikbaar zijn waar de VvE gebruik van kan maken, bijvoorbeeld als de VvE niet voldoende reserve heeft gespaard en de VvE niet wil sparen via het duurzame MJOP).

• Welke (duurzame) fiscale en btw-voordelen te gebruiken zijn.

• De voorwaarden waar de VvE aan moet voldoen om de financiering aan te vragen.

• Of u de financiering vooraf of achteraf aanvraagt en binnen welke termijn u de aanvraag indient.

• De documenten die u moet aanleveren en de manier waarop u die aanlevert, bijvoorbeeld online.

• Kosten- en baten overzicht van de huidige en nieuwe situatie voor de VvE.

Bij een haalbaarheidsonderzoek naar vergaande scenario’s wordt een financieel plan voor u opgesteld.

Uitgelicht: haalbaarheidsonderzoek

Een haalbaarheidsonderzoek wordt uitgevoerd door bijvoorbeeld een bouwkundig adviesbureau of bouwbedrijf. Dit zijn bedrijven die weten hoe een plan tot uitvoering gebracht moet worden. Voor het uitvoeren van de werkzaamheden is het soms verstandig om als VvE een procesbegeleider of bouwbegeleider aan te nemen. De uitvoering en oplevering van werkzaamheden neemt vaak veel tijd in beslag en vraagt om specifieke bouwkundige kennis. Voor het opvragen van offertes, uitvoeren van een haalbaarheidsonderzoek en het aannemen van een procesbegeleider is toestemming nodig van de VvE. Deze toestemming vraagt u tijdens een ALV

Onderdeel van het haalbaarheidsonderzoek zijn:

• Technische verdieping: beschrijving van de huidige en gewenste toekomstige staat van het pand. Dit noemen we ook wel de nulmeting.

• Financieel plan voor het uitvoeren van de gewenste maatregelen.

• Als het haalbaarheidsonderzoek wordt gedaan door een bouwbedrijf: offertes met indicatie van de kosten.

Bovenstaande kan worden samengevoegd tot een uitgewerkt voorstel om te bespreken tijdens een extra vergadering. 

Krijg een principeakkoord voor aanvragen van de financieringsmogelijkheden

Tijdens een ALV wilt u vervolgens een principeakkoord bereiken voor de maatregelen en aanvragen van de relevante financiering. Een aantal belangrijke punten om rekening mee te houden: 

• De samenstelling van de VvE heeft mogelijk invloed hebben op het aanvragen van de financiering: het kan bijvoorbeeld alleen mogelijk zijn voor eigenaar-bewoners om financiering aan te vragen

• Voor het aanvragen van leningen zijn vaak offertes nodig die als indicatie dienen voor het leenbedrag.

• Het aanvragen van subsidies doet u in veel gevallen achteraf als duidelijk is wat de precieze gemaakte kosten zijn. 

• Subsidies hebben in de meeste gevallen een plafond en kunnen vaak niet met terugwerkende kracht worden aangevraagd als bijvoorbeeld nieuw budget beschikbaar komt

• Het aanvragen van offertes bij uitvoerende partijen kan vaak pas met een principeakkoord van de VvE voor het uitvoeren van de maatregelen. Voor uitvoerende partijen is het belangrijk dat er een duidelijke intentie is om een offerte ook daadwerkelijk tot opdracht te maken. Het opstellen van een offerte is gratis maar kost veel tijd om op te stellen voor bedrijven. Als de kans klein is dat de offerte leidt tot een opdracht is een installateur geneigd om de aanvraag voor een offerte niet op te pakken. 

Als het financieel plan door de VvE is goedgekeurd kunt u in stap 4 de aanvraag doen voor subsidies en andere financieringsopties.